Legal, Controlling, Einkauf & mehr: Das ist das Team Shared Services

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Team Shared Services

Backoffice der Fonds Finanz

Das Team Shared Services übernimmt administrative, organisatorische und rechtliche Tätigkeiten und hält so den anderen Teams der Fonds Finanz den Rücken frei für die Erledigung ihres Kerngeschäfts. Viele Zentralbereiche sind mittlerweile in der Holding INFITECH GmbH gebündelt, um die Gruppe bestmöglich unterstützen zu können.

Ein Team, mehrere Abteilungen, 

viele Aufgaben

Gleichsam als Rückgrat der Fonds Finanz erfüllt das Team Shared Services mit Agilität, Hands-on-Mentalität und jeder Menge Teamwork kaufmännische und rechtliche Aufgaben. Über das Tagesgeschäft hinaus bringen sich unsere Kolleginnen und Kollegen gerne mit eigenen Ideen ein, um ihren jeweiligen Bereich weiterzuentwickeln und Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Das Team Shared Services setzt sich aus den Abteilungen Recht, Finanzbuchhaltung & Gehaltsabrechnung, Controlling, Group Controlling, Einkauf und Objektmanagement zusammen. Aber natürlich verlassen unsere Profis auch gerne ihre Box, um interdisziplinär zusammenzuarbeiten – oder einfach mal Spaß zu haben.

Recht

In unserer Rechtsabteilung steht uns ein Team aus Juristen als kompetente Ansprechpartner für alle relevanten Rechtsgebiete zur Seite – insbesondere für Makler-, Handels-, Vertriebs-, Gesellschafts-, Datenschutz-, Bank-und-Kapitalmarkt-, IT- und IP-Recht. Im Sinne der Fonds Finanz achten sie bei ihrer abwechslungsreichen Arbeit stets darauf, mit technischen Trends mitzuhalten und nicht nur rechtskonforme, sondern gleichzeitig auch praktikable und wirtschaftliche Lösungen zu finden.

Aufgaben in diesem Bereich sind beispielsweise:

  • Vertragsprüfung und -gestaltung
  • rechtliche Beratung der Fachabteilungen und der Geschäftsführung
  • gerichtliche und außergerichtliche Vertretung
  • Koordination externer Rechtsanwälte
  • aktuelle Gesetzgebung, Regulatorik, Verbandsarbeit

FiBu & Gehalt

Unsere Kolleginnen und Kollegen in der Abteilung Finanzbuchhaltung & Gehalt erfassen alle Geschäftsvorfälle der Fonds Finanz und ihrer Tochtergesellschaften und geben diese an das Controlling weiter. Dort werden sie zu unternehmenslenkenden Informationen für die Geschäftsleitung aufbereitet. Gesetzliche Vorschriften sind dabei ständige Begleiter, schließlich sollen auch Behörden, Geschäftspartner und Investoren Unternehmensinformationen erhalten.

Aufgaben in diesem Bereich sind beispielsweise:

  • Verbuchung von Kontoauszügen und Rechnungen
  • Verbuchung von Spesen, Reisekosten u. Ä.
  • Umsatzverbuchung und Zahlungsverkehr
  • Monats- und Jahresabschlussarbeiten
  • Erstellen von Umsatzsteuervoranmeldungen etc.
  • Abrechnung von Gehältern

Controlling

Die Mitarbeitenden im Controlling verstehen sich als kaufmännische Business-Partner für unser Management und die Fachbereiche. Sie stellen sicher, dass die unternehmensweiten Vorgaben und Prozesse eingehalten werden und unterstützen die Fachbereiche im Tagesgeschäft, bei Forecasts und der Budgetierung. Das Controlling bereitet die wirtschaftlichen Daten transparent auf und schafft damit die Voraussetzung für die Steuerung des Unternehmens.

Aufgaben in diesem Bereich sind beispielsweise:

  • Umsatz-, Personal- und Kostencontrolling
  • Forecast und Budgetierung
  • Analyse von Profitcenter, Kostenstellen und Kostenträger
  • Management- und operatives Reporting
  • Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen

Group Controlling

Die Mitarbeitenden im Bereich Group Controlling unterstützen als Zentraleinheit alle Gesellschaften im Unternehmensverbund bei kaufmännischen Fragen. Das Group Controlling ist auch zentraler Ansprechpartner für Shareholder und versorgt diese mit Auswertungen, basierend auf den gemeldeten Zahlen der Einzelgesellschaften.

Aufgaben in diesem Bereich sind beispielsweise:

  • Ansprechpartner für Shareholder und Geschäftsführer
  • Budgetierung und Reporting auf Konzernebene
  • Unterstützung aller Gesellschaften bei kaufmännischen Themen
  • Liquiditätsplanung und Treasury
  • Umsetzung zentraler Themen

Einkauf

Als zentrale Serviceeinheit begleiten und steuern unsere Kollegen aus dem Einkauf den kompletten Beschaffungsprozess von der Bedarfsanforderung über Angebotseinholung und Bestellauslösung bis hin zu Rechnungskontrolle und Freigabe. Ziele dabei sind, Bedarfe zu bündeln und alle Bedarfe im besten Preis-Leistungs-Verhältnis abzudecken.

Aufgaben in diesem Bereich sind beispielsweise:

  • Verhandlungen mit Lieferanten
  • Durchführung und Überwachung von Bestellungen
  • Rechnungsprüfung
  • Waren- und Dienstleistungseingang
  • Bedarfsbündelung und Sourcing

Objektmanagement

Die Mitarbeiter aus der Abteilung Objektmanagement kümmern sich um die Bewirtschaftung und den Unterhalt der Büroflächen, die Gästebetreuung und die Arbeitssicherheit. Sie sorgen also dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste gleichermaßen bei der Fonds Finanz wohlfühlen und eine moderne Arbeitsumgebung in bestem Zustand vorfinden.

Aufgaben in diesem Bereich sind beispielsweise:

  • Sicherstellen der Ergonomie am Arbeitsplatz
  • Besucher-Management, Gästebetreuung, Gästebewirtung
  • Reparatur, Instandhaltungs- und Wartungsaufgaben
  • Gestaltung der Büro- und Besprechungsflächen
  • Gebäudesicherheit, Zutrittsbeschränkung und Arbeitsschutz
Teamgeist

Das sagen unsere Kollegen über ihre Arbeit 

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom Team Shared Services wissen am besten, wie der Arbeitsalltag bei ihnen abläuft. Was sie dir zu sagen haben, erfährst du hier.

Christian, Kaufmännischer Leiter

Neben den fachlichen Qualifikationen ist uns sehr wichtig, dass potenzielle neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch als Person ins Team passen. Für uns zählt der Mensch als Teil der Gruppe.

Florian, Leiter Rechtsabteilung

„'Great things in business are never done by one person. They’re done by a team of people', wusste schon Apple-Gründer Steve Jobs. In diesem Sinne: Werde Teil der Rechtsabteilung und der Erfolgsgeschichte der Fonds Finanz.

Deine Vorteile

Eine Auswahl unserer Benefits

Gastronomie und Kaffeebar im Haus, Massagen und Physio, 30 Tage Urlaub, bei Bedarf eine Mitarbeiterwohnung, regelmäßige Fortbildungen und drei freie Extratage für dein soziales Engagement. Ach ja: Ein faires Gehalt bekommst du bei uns natürlich auch.

Work-Life-Balance

Privates und Berufliches kannst du dank flexiblen Arbeitszeiten und bis zu zwei Tagen mobiles Arbeiten pro Woche gut unter einen Hut bringen und entspannst bei 30 Tagen Urlaub im Jahr.

Gesundheitsmanagement

Profitiere von einer vergünstigten Mitgliedschaft im body + soul, informiere dich an unseren Gesundheitstagen über verschiedene Themen und nutze unsere kostenlose Ernährungsberatung, Physiotherapie und vieles mehr.

Persönliche Weiterbildung

Wir legen sehr viel Wert auf die persönliche und berufliche Entwicklung – freue dich daher auf ein umfangreiches Weiterbildungsangebot, welches Seminare aus unserem vielfältigen internen Weiterbildungskatalog oder externe Angebote umfassen kann.

Firmen- & Teamevents

Ein gutes Miteinander und ein starker Zusammenhalt wird bei uns großgeschrieben – unvergessliche Sommerfeste, Weihnachtsfeiern sowie Teamevents dürfen daher nicht fehlen. Zudem bieten wir dir eine Fun Area für eine Runde Billard, Dart, Tischtennis oder X-Box mit deinen Kollegen.

Engagement & Nachhaltigkeit

Wenn du dich sozial engagieren möchtest, stellen wir dir hierfür bis zu 3 Tage Sonderurlaub im Jahr zur Verfügung, an denen du aus unseren verschiedenen sozialen und nachhaltigen Projekten wählen kannst.

bAV & Inhouse-Beratung

Deine Zukunft ist uns wichtig – daher bezuschussen wir deine betriebliche Altersvorsorge! Lass dich zudem kostenfrei zu Versicherungs- und Finanzprodukten beraten und spare beim Abschluss bis zu 50 Prozent.

Gastronomie & Kaffeebar

Wähle aus einem vielfältigen Angebot im Restaurant bei uns im Atrium. Kaffeeliebhaber dürfen sich zudem auf leckeren Kaffee direkt vom Barista freuen.

Persönliches Onboarding

Herzlich Willkommen! Damit du gut bei uns ankommst, veranstalten wir für alle neuen Kolleginnen und Kollegen regelmäßig unseren Welcome Day. Freue dich zudem auf eine umfassende Einarbeitung.

Ansprechpartner

Noch Fragen?

Ob zu einer offenen Stelle oder zur Zusammenarbeit, zum Team, Arbeitstools oder dem Unternehmen: Wir haben stets ein offenes Ohr für deine Fragen.

Hallo, ich bin Mathias, Teamleiter Recruiting bei der Fonds Finanz. 

Melde dich gerne, mein Team und ich helfen dir weiter!

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